Spécialiste, Personnes et culture (Gestion des dossiers et conformité - Hybride)

Description

Joignez-vous à notre équipe

TELUS cherche des personnes qui innovent au quotidien. Au sein de l’équipe Personnes et culture, vous ferez partie d’un service de ressources humaines pas comme les autres. Nous prenons plaisir à accueillir le changement et à rejeter l’ordre établi. Notre équipe nous tient à cœur au même titre que nos clients, et nous recrutons des candidats et des candidates qui partagent cette passion.

Notre credo

• Nous formons une équipe UNIE : le blâme et l’égocentrisme n’ont pas leur place parmi nous
• L’entreprise et ses clients sont au cœur de nos activités
• Nous rejetons le statu quo : lorsque l’objectif est atteint, nous tentons de le dépasser
• Nous respectons nos promesses : envers nous-mêmes, nos proches, nos collègues, nos dirigeants et nos clients
• Notre succès repose sur notre façon de faire les choses : prendre des décisions, réfléchir, résoudre les problèmes en amont, produire des résultats, communiquer et bien plus

Voici l’influence que vous aurez et ce que nous accomplirons ensemble

Dans ce rôle, vous appliquerez vos diverses compétences pour soutenir l’équipe des Opérations RH. Vous mettrez en avant le meilleur de vous-même en aidant à :

• Livrer une expérience supérieure aux membres de l’équipe en fournissant une expertise de la paie et conseillant tous nos parties prenantes
• Apporter une mentalité d’innovation et d’amélioration continue en questionnant le statut quo et implantant des améliorations de processus
• Assurer l’intégrité de nos données par le biais d’audits, d’automatisation et un souci constant de préserver la qualité de notre travail
• Impressionner nos clients à tous les jours en étant l’expert dans votre domaine et en prenant en charge l’expérience de bout en bout de nos clients
• Demander pourquoi ; être le défenseur de nos clients, le conseiller de nos partenaires, le pionnier de notre équipe et l’ambassadeur de notre entreprise 

Voici comment :

Administration générale

• Traiter et coordonner les demandes par courrier et messagerie pour toutes les équipes Opérations, Personnes et culture
• Surveiller et acheminer le courrier d’Opérations, Personnes et culture, aux membres de l’équipe appropriés
• Numériser le courrier physique aux fins de distribution électronique et de tenue de dossiers
• Effectuer des tâches administratives liées à la paie, comme l’impression de chèques
• Effectuer du classement général

Protection de la vie privée des membres de l’équipe

• Gérer la boîte de courriels des membres de l’équipe en matière de protection des renseignements personnels et traiter les demandes des membres de l’équipe et des intervenants concernant les dossiers en matière d’emploi, les lettres d’offre d’emploi, les relevés de paie, etc
• Élaborer et appliquer des procédures visant à protéger les renseignements sensibles des employés au sein d’Opérations, Personnes et culture, et sensibiliser les gens à ce sujet

Gestion des dossiers et des données

• Superviser le cycle de vie complet des processus de gestion des dossiers, de leur création à leur élimination
• Veiller à ce que les équipes Opérations, Personnes et culture, suivent les calendriers de conservation et d’élimination des dossiers appropriés et à ce que les dossiers soient détruits conformément au calendrier
• Participer aux réunions trimestrielles de l’équipe Protection de la vie privée à titre de représentante ou de représentant d’Opérations, Personnes et culture
• Procéder à la vérification de l’inventaire des dossiers et des activités et à la production de rapports à ce sujet
• Effectuer des vérifications dans la Centrale des employés et produire des rapports sur une base régulière afin d’assurer l’intégrité des données des fichiers des membres de l’équipe
• Être responsable de tous les dossiers d’Opérations, Personnes et culture, envoyés à l’entreprise de déchiquetage Iron Mountain
• Récupérer et classer les dossiers, y compris les dossiers numériques et physiques stockés en ligne, dans les installations de TELUS et dans les installations de stockage externes de tiers
• Tenir à jour l’inventaire des dossiers et assurer le suivi des dossiers actifs et inactifs
• Participer aux projets de conversion de documents
• Tenir à jour l’information conformément aux exigences opérationnelles en veillant à la conformité au Freedom of Information Act, ou FOIA, et à l’Organisation internationale de normalisation, ou ISO
• Respecter les exigences relatives aux contrôles Sarbanes-Oxley des auditeurs internes et externes

Qualifications

Vous êtes la pièce manquante du casse-tête

• Vous avez un esprit analytique, pouvez résoudre des problèmes de façon créative et prenez des décisions judicieuses sous pression
• Vous avez une soif d’apprendre et un certain flair pour repérer de nouvelles occasions
• Vous avez un sens de l’organisation et un souci du détail exceptionnels
• Vous savez composer avec l’ambiguïté, dissiper toute confusion et simplifier des situations complexes
• Vous avez une bonne compréhension des lois relatives à la protection des renseignements personnels et une bonne connaissance des règlements et des lois qui ont une incidence sur les dossiers de RH
• Vous avez une bonne connaissance de l’interprétation et de l’application des calendriers de conservation et d’élimination des documents
• Vous avez une connaissance de base des lois, des règlements, des politiques et des procédures du gouvernement fédéral et des provinces canadiennes en matière de gestion documentaire
• Vous avez une connaissance approfondie des logiciels de bureautique standard (Google Workspace, de préférence), et une connaissance de pointe d’Excel ou de Google Feuilles de calcul
• Vous avez une expérience d’utilisation des systèmes SuccessFactors (de préférence)
• Vous avez d’excellentes compétences interpersonnelles et une capacité d’interagir à tous les niveaux de l’organisation
• Vous comptez au moins trois ans d’expérience en gestion de documents en appui à un groupe diversifié de clients importants ou complexes
• Le bilinguisme français-anglais, à l’oral et à l’écrit, constitue un atout

Une connaissance avancée de l'anglais est requise, car vous serez appelé(e)  à interagir en anglais avec des parties externes (par ex. clients, fournisseurs ou partenaires externes), et à interagir en anglais avec des parties internes (par ex. collègues ou parties prenantes) dans le cadre des tâches liées à ce poste dont la portée est .