Adjointe ou adjoint de direction | Vice-président, CAIO

Joignez-vous à notre équipe et ce que nous accomplirons ensemble

L’équipe du Bureau de l’IA (CAIO) poursuit sa démarche en vue d’aider TELUS à devenir un chef de file mondial en matière de solutions et de produits axés sur l’intelligence artificielle (IA). Nous y parvenons en fournissant des capacités d’apprentissage-machine et d’analyse de données basées sur des plateformes évolutives unifiées, des outils avancés, et des données de haute qualité, et en encourageant une culture axée sur les produits et les plateformes.

À titre d’adjoint ou d’adjointe de direction dans l’équipe du CAIO, vous mettrez l’accent sur les clients et adopterez un style de collaboration et de professionnalisme authentique. Vos compétences inégalées en matière d’organisation et de relations interpersonnelles seront essentielles à votre réussite dans ce rôle. De plus, votre sens naturel de l’initiative et votre capacité à résoudre des problèmes de façon créative vous seront utiles dans l’environnement technique et dynamique de TELUS.

À titre de membre clé de l’équipe de direction relevant de deux vice-présidents du Bureau de l’IA, vous devrez gérer de façon proactive et réfléchie de nombreuses priorités et activités en faisant preuve d’un haut niveau de professionnalisme, de collaboration, d’enthousiasme et de confidentialité.  

Vous aimez être la personne-ressource pour une variété de tâches au niveau de la direction. Vous avez un intérêt marqué pour l’organisation et l’amélioration des processus, et vous avez des compétences en communication virtuelle. Vous êtes une personne agréable, enthousiaste et professionnelle, et vous tolérez l’ambiguïté tout en passant rapidement d’une ou d’un contexte à l’autre avec aisance.

Vous aimez venir au bureau et faire partie d’une culture entrepreneuriale. Vous vous épanouissez dans un environnement dynamique et en constante évolution, en travaillant avec une équipe qui se consacre aux clients de TELUS partout au Canada, et vous collaborez en symbiose avec vos dirigeants et leurs dirigeants ainsi qu’avec les parties prenantes externes et internes, avec la capacité naturelle d’entretenir des relations.

Voici comment

• Agir comme premier point de contact pour les vice-présidents ou vice-présidentes en gérant de manière proactive leur calendrier quotidien et en offrant du soutien pour l’établissement des priorités et la gestion des priorités concurrentes. Faire preuve de jugement et connaître les problèmes, les priorités et les relations du service pour répondre aux demandes de réunion en fixant les rendez-vous ou en renvoyant les demandes au personnel du service.
• Agir à titre d’agent ou d’agente de liaison auprès des clients internes et externes, des fournisseurs et de l’équipe en gérant les activités et les réunions d’affaires.
• Filtrer la correspondance, les demandes et les appels en y répondant avec tact et diplomatie.
• Répondre rapidement et avec professionnalisme aux communications au nom de la haute direction (téléphone, courriel, etc.).
• Être disponible en dehors des heures normales de bureau pour répondre aux besoins urgents de la haute direction ou respecter des délais serrés.
• Organiser et consigner les mesures à prendre pour les réunions de l’équipe de direction et veiller à leur mise en œuvre en temps opportun.
• Organiser et superviser les séances individuelles et les réunions d’équipe mensuelles.
• Aider à organiser et à animer les réunions de la direction et les événements des équipes et des clients, y compris la réservation d’espaces de réunion, la planification des services d’un traiteur, etc.
• Gérer les agendas, les préparatifs de voyage, les demandes par courriel et les dépenses des vice-présidents et du reste de l’équipe de direction, le cas échéant, en établissant les priorités. Gérer les déplacements, y compris la réservation, la coordination et les modifications, et assurer une réponse rapide.
• Coordonner les autorisations d’embauche, les commandes de papeterie ainsi que les demandes relatives à l’approvisionnement interne, à l’immobilier, à l’entretien de l’équipement et aux services.
• Assurer le suivi des échéances et engagements de la haute direction ou envers celle-ci.
• Traiter une variété de documents, à partir de versions préliminaires (notes dictées ou manuscrites) ou d’instructions détaillées, y compris des lettres, des notes, des rapports et des présentations, au moyen de Google Workspace, Google Présentations, Google Feuilles de calcul, Google Documents, SAP et d’autres technologies similaires.
• Gérer des listes de distribution de courriels et envoyer des communications officielles de la part du vice-président ou de la vice-présidente.
• Préparer des rapports périodiques ou ponctuels pour les programmes en cours, comme ceux touchant la reconnaissance ou la formation.
• Gérer des projets spéciaux, au besoin.

Vous possèdez

• Au moins cinq ans d’expérience dans un rôle comparable ou équivalent de soutien d’un ou de plusieurs membres de la haute direction (niveau de VP ou plus élevé) dans une grande entreprise.
• Diplôme d’études postsecondaires.
• Connaissances avancées : gestion de plusieurs calendriers, navigation de multiples fuseaux horaires avec aisance et aptitudes pour l’archivage hautement développées.
• Connaissance approfondie de MS Office et de Google Workspace, avec la capacité de créer et de modifier des documents et des présentations en respectant les normes relatives à la marque et aux modèles.
• Connaissance et expérience pratique du système SAP, un atout.
  
   

Atouts:

Nous recherchons tout particulièrement des personnes qui ont l’un ou l’autre des atouts suivants :

• Connaissance et expérience pratique du soutien aux VP
• Sens des affaires
• Expérience en gestion et coordination d’événements
• Expérience dans une grande entreprise
• Maîtrise du français

Une connaissance avancée de l'anglais est requise, car vous serez appelé(e) la plupart du temps à interagir en anglais avec des parties externes (par ex. clients, fournisseurs ou partenaires externes); à interagir en anglais avec des parties internes (par ex. collègues ou parties prenantes); et à travailler dans un environnement informatique anglais dans le cadre des tâches liées à ce poste dont la portée est internationale.